Etwas versteckt hat Microsoft verschiedene Einstellungen, die man rund um eine Besprechung in Microsoft Teams vornehmen kann – darunter nützliche Funktionen wie den Wartebereich oder die Frage, wer sein Mikrofon aktivieren oder seinen Bildschirm freigeben darf.
Ich hatte die Besprechungsoptionen schon mehrfach hier im Blog erwähnt, u.a. bei meinem Artikel, wie man als Besprechungsorganisator (z.B. als Lehrer im Bildungsbereich) verhindern kann, dass Teilnehmer ihr Mikrofon aktivieren.
Meine Erfahrung ist, dass die Besprechungsoptionen so gut versteckt sind, dass viele Anwender von Microsoft Teams sie noch nie gesehen haben – das gilt insbesondere für die Anwender, die Besprechungseinladungen i.d.R. über das Teams-Addin in Microsoft Outlook erstellen.
Dabei verstecken sich dort diverse nützliche und sinnvolle Einstellungen.
Besprechungsoptionen öffnen
Die Besprechungsoptionen erreicht man als Organisator der Besprechung über das Kalender-Icon in Microsoft Teams. Dort einfach den gewünschten Termin zur Bearbeitung öffnen und oben auf „Besprechungsoptionen“ klicken.
Alternativ (z.B. weil mangels Exchange Hybrid-Bereitstellung kein Kalender-Icon in Teams angezeigt wird) erreicht man die Besprechungsoptionen auch, indem man als Organisator vorab der Besprechung beitritt, auf die „3 Punkte“ klickt und den Punkt „Besprechungsoptionen“ auswählt (geht nur bei Verwendung der neuen Benutzeroberfläche)
[UPDATE 24.5.2021] Zusätzlich gibt es noch die Möglichkeit, über direkt beim Anlegen der Besprechung aus Outlook heraus auf die Besprechungsoptionen zuzugreifen. [/UPDATE]
Wartebereich umgehen
Wer darf den Wartebereich (Lobby) umgehen?
- Jeder
- Personen in meiner Organisation und vertrauenswürdigen Organisationen
- Personen in meiner Organisation
- Nur ich
Anrufer Wartebereich umgehen lassen
Unter „Anrufer“ wird ein Teilnehmer verstanden, der sich über die Telefonkonferenz (Festnetznummer) in die Besprechung einwählt.
Anrufen den Wartebereich umgehen lassen
- Ja
- Nein
Ankündigen, wenn Anrufen beitreten oder verlassen
Das betrifft die nervige Ansagen „So-und-so nimmt jetzt an der Besprechung teil“ bzw. „So-und-so hat die Besprechung verlassen“, die in einer laufenden Besprechung mit vielen Teilnehmern ziemlich störend sind.
- Ja
- Nein
Wer kann präsentieren?
Wer hat das Recht, seinen eigenen Bildschirm bzw. ein Anwendungsfenster für die anderen Teilnehmer freizugeben?
- Jeder
- Personen in meiner Organistion
- Bestimmte Personen
- Nur ich
Derzeit ist es nicht möglich, Personen außerhalb der eigenen Organisation als „bestimmte Person“ zu bestimmen. Mehr dazu im Microsoft-Artikel Roles in a Team Meeting.
Teilnehmern das Aufheben der Stummschaltung gestatten
Dazu hatte ich ja bereits im separaten Beitrag Aktivierung des Mikrofons verhindern etwas geschrieben.
- Ja
- Nein
Der Clouddoktor 
2 Antworten auf „Besprechungsoptionen in Microsoft Teams“
Danke für den Beitrag. Lässt sich auch einstellen, dass nur ich als Moderator neue Teilnehmer zur Besprechung zulasse? Bisher konnte jeder Teilnehmer, der sich bereits in der Besprechung befand, Personen aus dem Wartebereich holen. Vielleicht haben sie auch dafür eine Lösung?
Meines Wissens nach ist es so, dass nur „Organisatoren“ und „Referenten“ („Presenters“) Teilnehmer aus dem Wartebereich zuzulassen – nicht aber „Teilnehmer“. Das Problem ist dann, dass i.d.R. alle Teilnehmer aus der eigenen Organisation automatisch „Referent“ werden. In den Besprechungsoptionen lässt sich einstellen, „Wer darf präsentieren“ –> Wenn das z.B. auf „Nur ich“ steht, dann sollte nur der Organisator in der Lage sein, Teilnehmer aus dem Wartebereich zuzulassen (denn alle anderen werden dann nur als „Teilnehmer“ in die Besprechung aufgenommen).