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Wiederkehrende Aufgaben (Serien) in Microsoft Planner

Microsoft Planner bietet jetzt „wiederkehrende Aufgaben“ (nicht nur) für Nutzer von Microsoft Teams. Ich habe die neue Funktion ausprobiert und die Benutzung dokumentiert.

Microsoft Planner bietet jetzt „wiederkehrende Aufgaben“ (nicht nur) für Nutzer von Microsoft Teams. Ich habe die neue Funktion ausprobiert und die Benutzung dokumentiert.

Die Funktion befindet sich derzeit im Roll-Out und steht ggf. noch nicht in allen Microsoft-Tenants zur Verfügung.

Anlegen einer wiederkehrenden Aufgabe

Beim Anlegen einer neuen Aufgabe gibt es jetzt das Feld „Wiederholen“

Neben verschiedenen vordefinierten Serien gibt es auch „Benutzerdefiniert“ mit folgenden Optionen:

Ich habe für meinen Test zunächst „Täglich“ und als Fälligkeitsdatum für die Aufgabe den 1. Oktober 2022 ausgewählt. Auch die Kachelansicht zeigt an, dass es sich um eine wiederkehrende Aufgabe handelt.

Was passiert beim Abschließen einer Aufgabe?

Wenn ich diese Aufgabe als erledigt markiere, passieren zwei Dinge:

  • die erledigte Aufgabe wandert in den Abschnitt „Erledigte Aufgaben“
  • es erscheint eine neue Aufgabe

Die Fälligkeit der neuen Aufgabe entspricht laut meinen Versuchen der Fälligkeit der auf die abgeschlossene Aufgabe folgenden Serienaufgabe – in meinem Beispiel (mit „Täglich“) also der 2.10.2022. Dabei scheint es auch keine Rolle zu spielen, ob die Aufgabe tatsächlich „verfrüht“ oder „verspätet“ erledigt wird – auch wenn die ursprüngliche Aufgabe (mit Fälligkeit 1.10.) erst am 2.10. abgeschlossen wird, erhält die neu erzeugte Aufgabe die Fälligkeit 2.10. (denn es ist die Folgeaufgabe der Aufgabe mit Fälligkeit 1.10.). Das ist sogar dann so, wenn vor Abschließen der Aufgabe manuell das Fälligkeitsdatum der Aufgabe verändert wurde.

War die abzuschließende Aufgabe einer oder mehreren Personen zugewiesen, dann wird auch die neu erzeugte Aufgabe erneut den gleichen Personen zugewiesen wie die abgeschlossene Aufgabe. Das gilt auch dann, wenn manuell der abgeschlossenen Serienaufgabe eine neue / weitere Person hinzugefügt oder entfernt wurde und ist unabhängig davon, wer die Aufgabe tatsächlich abschließt.

Letzteres wird übrigens (ebenso wie das Datum de Abschließens) protokolliert.

Verschieben der Aufgabe in anderen Bucket

Etwas überrascht war ich vom Resultat des Versuchs, die erledigte Aufgabe in einen anderen Bucket zu verschieben – dabei verliert die Aufgabe nämlich ihren Status als „Erledigt“.

Ein kurzer Versuch zeigt, dass dies aber keine Eigenart einer Serienaufgabe ist, sondern auch bei „normalen“ Aufgaben in Microsoft Planner so gehandhabt wird. War mir bisher noch nie aufgefallen…

Löschen von Aufgaben

Beim Versuch, eine aktive Serienaufgabe zu löschen, erscheint folgender Dialog

Beim Löschen einer bereits als erledigt markierten Serienaufgabe erscheint dieser Dialog nicht.

Bei Auswahl von „Dies und alle zukünftigen Aufgaben der Serie“ bleiben die vorher als erledigt markierten Aufgaben erhalten.

2 Antworten auf „Wiederkehrende Aufgaben (Serien) in Microsoft Planner“

Microsoft führt die Funktion unter folgenden Roadmap-Eintrag und aktualisiert diesen Eintrag regelmäßig: https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/roadmap?featureid=82028

Aktuell steht da als Status „Roll-Out – Updates, die sich im Rollout befinden und die noch nicht für alle berechtigten Kunden verfügbar sind“. Der Roll-Out läuft also noch – gleichzeitig wird als Datum der allgemeinen Verfügbarkeit (GA – General Availability) „October 2022“ angegeben. Ich würde also davon ausgehen, dass Microsoft den Roll-Out in den kommenden 2-3 Wochen abschließen möchte.

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