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Meine Gedanken zu Freigegebenen Kanälen (Teams Connect Shared Channels)

Mit Teams Connect Shared Channels (sperriger Name…) lässt sich u.a. ein Freigegebener Kanal (so die deutsche Übersetzung) gleichzeitig in mehrere Teams einhängen und man kann Anwendern Zugriff auf den Kanal geben, die gar nicht Teil des Teams sind. Ich habe mir die Funktion angeschaut – mein Fazit ist gemischt.

Mit Teams Connect Shared Channels (sperriger Name…) lässt sich u.a. ein Freigegebener Kanal (so die deutsche Übersetzung) gleichzeitig in mehrere Teams einhängen und man kann Anwendern Zugriff auf den Kanal geben, die gar nicht Teil des Teams sind. Ich habe mir die Funktion angeschaut – mein Fazit ist gemischt.

Microsoft Teams Connect Shared Channels befinden sich aktuell in der öffentlichen Vorschau (Public Preview) – d.h. nur Anwender, die für die Vorschau freigeschaltet sind, können die Funktion bereits nutzen (Stand: April 2022). Es wird gemunkelt, dass die Funktion frühestens im Dezember 2022 allgemein verfügbar sein wird. Hier der Eintrag in der Microsoft 365 Roadmap

Um meinen Artikel nicht zu sprengen, werde ich nicht auf die Benutzung (Erstellen, Administration, …) eingehen, sondern verweise hierfür nur auf die Dokumentation von Microsoft. Statt dessen möchte ich meine Gedanken zu möglichen Einsatzzwecken, Einschränkungen und meine ersten Erfahrungen bei der Verwendung teilen. Wird umfangreich genug…

Freigegebener Kanal vs. Privater Kanal

Private Kanäle sind die bisherige Antwort von Microsoft auf die Frage, wie man einzelne Kanäle innerhalb eines Teams nur ausgewählten Mitgliedern des Teams zugänglich machen kann.

Anlegen eines neuen Kanals in Microsoft Teams als „Privater Kanal“

Genau diese Ansatz führt aber zu folgender Herausforderung: Wenn ich, zusätzlich zu ein paar unmittelbaren Kollegen einen Gast (sei es „intern“, z.B. aus einer anderen Abteilung, oder „extern“, z.B. von Kunde / Partner / Lieferant) mit in mein Team integrieren möchte, der Gast aber von 5 Kanälen nur einen einzigen Kanal sehen soll, musste ich bisher entweder

  • 4 der 5 Kanäle als Privater Kanal anlegen, oder
  • 2 separate Teams anlegen (ein Team nur mit dem Kanal zur Zusammenarbeit mit dem Gast; ein Team nur mit den 4 übrigen Kanälen, in das ich den Gast nicht einlade)

Ich bin kein Freund von privaten Kanälen. Sie haben diverse Einschränkungen, z.B. lässt sich einem privaten Kanal nur mit Workarounds eine Aufgabenliste mit Microsoft Planner hinzufügen. Spätestens wenn mehr Private Kanäle als „normale“ Kanäle in einem Team sind, ist nach meiner Überzeugung des Team falsch zugeschnitten worden. Daher hätte ich im obigen Beispiel immer dafür plädiert, zwei separate Teams anzulegen.

Mit Freigegebenen Kanälen lässt sich ein Teil diese Hürde umschiffen: Man kann einen Benutzer (den „Gast“) in einen Freigegebenen Kanal einladen – ohne dass der Gast Mitglied des umgebenden Teams sein muss.

Aber: Die Auswahl von Apps in Freigegebenen Kanälen ist ähnlich beschränkt wie bei bei Privaten Kanälen – so werden z.B. weder Microsoft Planner (noch Microsoft Forms noch Microsoft Stream) als Tab in Freigegebenen Kanälen unterstützt.

Interne vs. Externe Zusammenarbeit

In Freigegebene Kanäle lassen sich auch externe Gäste (d.h. Benutzer, die aus einem anderen Unternehmen kommen) einladen. Die technische Voraussetzung dafür ist allerdings der sogenannte B2B Direct Connect (aktuell ebenfalls in Public Preview) und erfordert die „richtigen“ Einstellungen auf beiden Seiten, d.h. sowohl beim einladenden Unternehmen („eingehender Zugriff“) als auch beim eingeladenen Unternehmen („ausgehender Zugriff“).

Meine Einschätzung hierzu ist, dass das technische Prozedere für die Zusammenarbeit mit externen Unternehmen (gerade für das typische kleine und mittlere Unternehmen) zu komplex ist. Vielleicht nicht in der technischen Umsetzung (hierfür gibt es gute Tutorials), aber mindestens in der „Entscheidung“, ob man die Funktion denn tatsächlich aktivieren möchte – denn die Entscheidung hat Folgen für Datenschutz und IT-Sicherheit, die man beachten muss. Und die sind zu komplex, als dass sie ein sorgfältiger IT-Admin-Generalist „mal eben“ entscheiden wird.

Meine Meinung: Einen Freigegebenen Kanal zu erstellen und einen externen Gast einzuladen, wird bei weitem nicht so „automatisch“ und für Endanwender einigermaßen intuitiv erfolgen wie bisher bei „normalen“ Kanälen bzw. bei Privaten Kanälen. Statt dessen setzt das erfolgreiche Gelingen des Hinzufügen eines externen Gastes in einen Shared Channel ggf. die aktive und „wohlwollende“ Mitarbeit des IT-Admins auf der anderen Seite voraus.

Wechseln zwischen Mandanten (Tenant Switch)

Alle Anwender, die ich kenne und die heute externe Gäste in ihre Teams integrieren möchten (bzw. als externer Gast von anderen Unternehmen in deren Teams eingeladen wurden) fluchen über die Notwendigkeit, manuell zwischen den verschiedenen Tenants hin- und herwechseln zu müssen, um Unterhaltungen und Benachrichtigungen im jeweils anderen Tenant einsehen zu können (und somit wirklich effizient zusammenarbeiten zu können).

Wechseln des Tenants in Microsoft Teams

Hier sah ich ursprünglich das „Killer-Argument“ zugunsten von Freigegebenen Kanälen: Sie ermöglichen es nämlich, einen Freigegebenen Kanal so einzubinden, dass der Anwender nahtlos und ohne Umschalten des Tenants darin arbeiten kann.

Aus den oben genannten Gründen (v.a. Komplexität der Einrichtung B2B Direct Connect) befürchte ich aber, dass sich Shared Channels für diesen Einsatzzweck nicht (oder zumindest nicht schnell) flächendeckend durchsetzen werden.

(Klassische) Gastkonten in Freigegebenen Kanälen

Randbemerkung: Ist Euch schonmal aufgefallen, dass ihr manchmal externe Benutzer „doppelt“ findet – einmal mit „(Gast)“ und einmal mit „(Extern) (und beim Anchatten meistens den falschen Benutzer erwischt)?

Der gleiche Benutzer – einmal mit seinem Gastkonto in meinem Tenant, einmal „direkt“ als externer Benutzer in dessen Tenant

Das liegt daran, dass Microsoft Teams bisher für externe Gäste ein eigenes, separates Benutzerkonto (in Azure Active Directory) anlegt – man aber, je nach Konfiguration, den Gast eben auch direkt in seinem „eigentlichen“ Benutzerkonto beim anderen Unternehmen anchatten kann. Bei B2B Direct Connect entfällt dieser Schritt, d.h. es wird kein separates Gastkonto mehr benötigt oder angelegt.

Was auf der einen Seite ein Vorteil ist, wird bei etablierten Teams aber schnell zum Nachteil: Man kann diese klassischen Gastkonten nicht in Freigegebene Kanäle einladen! Man muss also ggf. für alle Benutzer, die bisher ein Gastkonto haben, zunächst die technischen Voraussetzungen schaffen, um diesen Nutzer auch in einen Freigegebenen Kanal einladen zu können.

Einhängen eines Freigegebenen Kanals in mehrere Teams

Bleiben also zunächst die unternehmensinternen Einsatzzwecke. Hierbei sticht für mich vor allem folgendes Szenario heraus: Mehrere Abteilungen/Projekte/Teams (von denen jeder heute erfolgreich ein separates Teams-Team verwendet) möchten einen gemeinsamen Kanal mit einem (oder mehreren) anderen Teams verwenden.

Freigegebener Kanal – eingebunden in mehrere Teams

Im Screenshot seht ihr zwei Kanäle mit den Namen „Shared“. Es handelt sich um einen Freigegebenen Kanal (zu erkennen am „Kettengliedsymbol“ hinter dem Namen) – und zwar um ein und den gleichen Kanal, der in beiden Teams angezeigt wird – und zwar natürlich nur für die User, die Mitglied des jeweiligen Teams sind.

In den Einstellungen des Freigegebenen Kanals sieht das wie folgt aus

Mitglieder-Einstellungen eines Freigegebenen Kanals, der mit mehreren Teams geteilt ist

Wenn also User 1 aus Team A in den Kanal eine Nachricht schreibt, sieht diese Nachricht auch User 2 aus Team B, wenn der in den Kanal Shared schaut.

Mein (vorläufiges) Fazit

Teams Connect Shared Channels sind derzeit nur im Public Preview und Microsoft wird aus dem Feedback (hoffntlich…) lernen, bevor die Funktion allgemein verfügbar wird – daher mein „vorläufig“.

Im jetzigen Stadium sehe ich Shared Channels als tolle Funktion, um die Organisation innerbetrieblicher Teams zu vereinfachen – und könnte Private Kanäle vollständig verdrängen (sofern keine externen Gäste dabei sind, siehe unten).Verbundene Unternehmen mit separaten Tenants profitieren davon, dass die Mitarbeiter nicht mehr zwischen Tenants wechseln müssen.

Aber ich glaube im jetzigen Zustand nicht daran, dass sich Shared Channels durchsetzen, um einigermaßen spontan mit Gästen aus verschiedenen, wechselnden Gastorganisationen zusammenzuarbeiten. Dafür ist die Herstellung von B2B Direct Connect als technische Voraussetzung für viele kleine und mittlere Unternehmen zu komplex.

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