Board-Ansicht in Microsoft Lists – das Ende von Planner?

Microsoft Lists in Microsoft Teams bekommt eine Board-Ansicht. In dieser Ansicht lassen sich Einträge (z.B. Aufgaben) per Drag&Drop umsortieren. Ich zeige, wie man eine Board-Ansicht in Microsoft Lists erstellt – und warum ich glaube, dass das Ende von Microsoft Planner naht.

Aufgabenmanagement ist eine Herausforderung, vor der fast alle Nutzer von Microsoft Teams stehen. Zumal es rund um Microsoft 365 verschiedene, sich teilweise überschneidende Tools / Apps gibt, die Unterstützung dabei versprechen: ToDo, Planner, OneNote, Project (bzw. Project on the Web) Outlook – und Microsoft Lists.

Bisher hatte sich die Faustregeln in etwa wie folgt bewährt

• ToDo ist das Tool der Wahl, um eigene Aufgaben zu verwalten (Selbstorganisation)
• Planner ist das Tool der Wahl, um Aufgaben innerhalb eines Teams zu verwalten
• Project bzw. Project on the Web sind das Tool der Wahl, wenn Projekte komplexer werden, ein „echtes Projektmanagement“ umgesetzt werden soll und beispielsweise Abhängigkeiten zwischen einzelnen Aufgaben abgebildet werden sollen

Eine gute Übersicht liefert die Microsoft-Seite When to use Microsoft Project, Planner, To Do, or the Tasks app in Teams oder auch der Blogartikel Which Tool When: Microsoft Lists, Planner, Tasks in Teams, or To Do? von Matt Wade.

Microsoft Lists

Auftritt Microsoft Lists. Für alle, die mit Microsoft SharePoint aufgewachsen sind, sind Listen eigentlich ein alter Hut. Microsoft Lists bringt diese Listen in einem modernen Gewand und in eine separate App für mobile Geräte. Die besondere Stärke von Listen liegt darin, dass man damit ohne Programmierkenntnisse „zeilenbasierte Tabellen“ (denke: Excel) bauen und nach Bedarf konfigurieren (formatieren, Spalten hinzufügen, …) kann, die sich anschließend komfortabel von mehreren Benutzern gleichzeitig ansehen, filtern oder bearbeiten lassen. Schon immer war die Verwaltung von Aufgabenlisten eine typische Funktion solcher Listen.

Solche Aufgabenlisten ließen sich bisher in Tabellenform oder in einer Kachelansicht (Galerie) oder als Kalender anzeigen – nicht jedoch ein einer Kanban-artigen Board-Ansicht mit Drag&Drop-Möglichkeit, wie es es Microsoft Planner bietet. (Ich habe es getestet: Weder in der Kalenderansicht noch in der Galerieansicht kann ich auf diese Weise z.B. die Fälligkeit eines Eintrags ändern).

Listenansicht

Galerieansicht

Board-Ansicht in Microsoft Teams

Microsoft fügt jetzt eine neue Ansichts-Art hinzu: Board. Eine Board-Ansicht kann auf dem gleichen Weg erstellt werden, wie jede andere Ansicht auch.

Die Frage „Organisieren Sie das Board nach“ fragt dabei das Attribut ab, aus dem die Buckets der Board-Ansicht erzeugt werden sollen.

Das Ergebnis sieht dann so aus – und es lassen sich, wie von Microsoft Planner gewohnt, einzelne Elemente per Drag&Drop zwischen den Spalten (Buckets) verschieben.

Anpassen der Karten

Es wird aber noch besser: Im Gegensatz zu Microsoft Planner lässt sich in Lists sehr einfach konfigurieren, welche Attribute direkt auf der Karte in der Board-Ansicht angezeigt werden – mit Hilfe des „Karten-Designer“.

… und das war erst die einfache Ansicht („Entwurfsmodus“) – für Cracks lässt sich im Erweiterten Modus die Ansicht mit JSON weiter anpassen.

Das Ende von Microsoft Planner?

Aus der Sicht von Microsoft spricht vieles für Microsoft Lists und gegen Microsoft Planner. Da Lists seine Daten in SharePoint Online ablegt, bietet die gesamte Datenhaltung etablierte Möglichkeiten für Sicherheit und Compliance (Versionierung, Berechtigungsmanagement, Aufbewahrungsrichtlinien, …) sowie Programmierschnittstellen (APIs). Microsoft Planner dagegen verwaltete seine Daten selbständig, und Microsoft musste / müsste viele Dinge ein zweites Mal implementieren.

Die „native“ Speicherung der Daten in SharePoint ermöglicht umfangreiche Möglichkeiten, mit Hilfe der Microsoft Power Platform (Flow Power Automate, Power Apps) Automatisierungen und Integrationen in andere Anwendungen zu erstellen. Diese sind deswegen heute bereits für Microsoft Lists umfangreicher als für Microsoft Planner.

Zum Zeitpunkt des Schreibens dieses Artikels weist die Microsoft 365 Roadmap genau 2 (!) in Entwicklung befindliche Einträge für Planner aus.

Microsoft Lists wird zwar in der Roadmap gar nicht als separates Produkt aufgeführt (sondern läuft unter dem Produkt SharePoint mit), aber eine Textsuche fördert trotzdem deutlich mehr Einträge zutage.

Auch wenn ich heute keine dahingehenden Ankündigungen kenne – für mich scheint klar, dass die Zukunft Microsoft Lists gehört, und nicht mehr Microsoft Planner.