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Erweiterte Einstellungen für „E-Mail-Adresse abrufen“ in Microsoft Teams

Ein Kanal in Microsoft Teams hat eine E-Mail-Adresse, um erhaltene E-Mails in diesen Kanal weiterleiten zu können – Erweiterte Einstellungen zur Berechtigungsvergabe inklusive. Einige Fallstricke beschreibe ich in meinem Artikel – bei anderen bitte ich die Teams-Community um Unterstützung.

Ein Kanal in Microsoft Teams hat eine E-Mail-Adresse, um erhaltene E-Mails in diesen Kanal weiterleiten zu können – Erweiterte Einstellungen zur Berechtigungsvergabe inklusive. Einige Fallstricke beschreibe ich in meinem Artikel – bei anderen bitte ich die Teams-Community um Unterstützung.

Die Option zum Abrufen der E-Mail-Adresse für einen Kanal verbirgt sich im Menü, das sich nach einem Klick auf das …-Symbol hinter dem Kanalnamen (nicht: dem Teamnamen) öffnet.

Die dort angezeigte Mailadresse lässt sich z.B. im eigenen Outlook (oder einem anderen Mailclient) als Kontakt ins Adressbuch hinzufügen oder als E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen / Warnungen in anderen Anwendungen verwenden.

Oberhalb des Dialogs erscheint etwas unscheinbar der Link zu den „Erweiterten Einstellungen“. Dort verbergen sich folgende Optionen

  • Jeder kann E-Mails an diese Adresse senden
  • Nur Mitglieder des Teams
  • Nur E-Mails, die von diesen Domänen gesendet werden: (z.B. microsoft.com, google.com)

Wer darf erweiterte Einstellungen vornehmen?

Das hat mich bei meinen Versuchen vor einige Rätsel gestellt. Bei meinen Versuchen in verschiedenen Microsoft Teams-Tenants glaube ich folgendes Muster erkannt zu haben

  • Besitzer des Teams bekommen die erweiterten Einstellungen immer angezeigt
  • Normale Mitglieder (also Benutzer, die zwar in der eigenen Organisation und Mitglied des Teams sind) bekommen diese Option nur dann angeboten, wenn in den Mitgliederberechtigungen des Kanals (Team verwalten –> Einstellungen —> Mitgliederberechtigungen) die Option Zulassen, dass Mitglieder Connectors erstellen, aktualisieren und entfernen aktiviert ist. Sobald diese Option deaktiviert wird, sind bei meinen Versuchen reproduzierbar die Erweiterten Einstellungen für die normalen Mitglieder (also die „Nicht-Besitzer“) nicht mehr angezeigt worden
  • Für Gäste (d.h. Mitglieder im Team, die nicht der eigenen Organisation angehören) werden die Erweiterten Einstellungen offenbar grundsätzlich nicht angeboten.

Gäste bekommen für manche Kanäle keine Mailadresse angezeigt?

Bei meinen Tests mit Microsoft Teams kam es vor, dass Gastbenutzer für manche Kanäle erfolgreich eine Mailadresse abrufen konnten, bei anderen Kanälen im gleichen Team jedoch folgende Fehlermeldung erhielten

Hier half es in meinen Versuchen, zunächst einen Besitzer bzw. ein Mitglied die E-Mail-Adresse abrufen zu lassen – anschließend konnten dann auch Gäste für diesen Kanal eine E-Mail-Adresse abrufen. Meine Spekulation ist, dass die Mailadresse erst beim ersten Aufruf der Funktion generiert wird – diese Generierung jedoch bei Gastkonten nicht möglich ist.

Offene Fragen

In einer Konstellation erhielt ein Mitglied des Teams beim Abrufen der Mailadresse eines Kanals folgende Fehlermeldung.

Meine Recherche hat mich zu dieser Support-Seite von Microsoft geführt mit dem Hinweis

Hinweis: Wenn Ihr IT-Administrator die Möglichkeit zum Senden von e-Mails an Kanäle deaktiviert hat, wird die Option „e-Mail-Adresse abrufen“ nicht angezeigt.

Aber angezeigt wurde die Option ja – nur führte sie zu einer Fehlermeldung. Der im gleichen Tenant für den gleichen Benutzer (es war kein Gastbenutzer) in anderen Teams das Abrufen einer Mailadresse für einen Kanal möglich war, rätsele ich noch über die Ursache für diese Fehlermeldung. Hat jemand eine Idee?

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