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Genehmigungsvorlagen in Microsoft Teams

Mit Genehmigungsvorlagen (an manchen Stellen auch als Anforderungs-Vorlagen bezeichnet) lassen sich Formulare und Freigabeworkflows innerhalb von Microsoft Teams zur Einholung von Genehmigungen (Approvals) erstellen. Ein kurzer Überblick.

Mit Genehmigungsvorlagen (an manchen Stellen auch als Anforderungs-Vorlagen bezeichnet) lassen sich Formulare und Freigabeworkflows innerhalb von Microsoft Teams zur Einholung von Genehmigungen (Approvals) erstellen. Ein kurzer Überblick.

Die App „Genehmigungen“, die ich in meinem Beitrag Genehmigungen in Microsoft Teams schonmal vorgestellt hatte, steht als persönliche App für alle Benutzer von Microsoft Teams zur Verfügung. Die App bietet eine einfache Möglichkeit, um innerhalb von Microsoft Teams einfache Freigabeprozesse umzusetzen.

Inzwischen bieten sich Genehmigungsvorlagen (an manchen Stellen auch als Anforderungs-Vorlagen übersetzt), um häufig vorkommende Freigabewünsche zu standardisieren.

Anlegen von Genehmigungsvorlagen

Nach dem Öffnen der Genehmigungen-App (Approvals) über die Navigationsleiste ganz links wurde mir die neue Funktion prominent angekündigt.

Wichtig: Der „normale Endbenutzer“ kann solche Genehmigungsvorlagen immer nur für genau ein Team anlegen und auch nur dann, wenn er als Besitzer des Teams eingetragen ist – braucht er identische Vorlagen in mehreren Teams muss er die Vorlagen für jedes Team einzeln erstellen.

Zur Erstellung einer neuen Vorlage kann man entweder auf von Microsoft mitgelieferte Vorlagen zurückgreifen oder von Grund auf eine neue Vorlage erstellen.

Vermutlich ein Übersetzungsthema sind Stilblüten unter den Vorlagen wie „Offizieller Siegelantrag“ oder „Elementantrag“.

Anschließend wird (wie oben schon erwähnt) die Zuordnung der Vorlage zu einem Team vorgenommen.

Konfigurieren von Genehmigungsvorlagen

Auf insgesamt 3 Unterseiten lässt sich für die Vorlage u.a. konfigurieren

  • Kategorie
  • Beschreibung
  • Formularentwurf (Welche Felder, Datentyp, Werteprüfungen, …)
  • Notwendigkeit des Hochladens eines Dateianhangs
  • Genehmigende Person
    • Vom Antragsteller eingeben lassen
    • Genehmigende Person fest angeben
  • Benutzerdefinierte Antworten

Neue Genehmigungsanforderung stellen

Einer der „direktesten“ Wege zum Erstellen einer neuen Genehmigungsanforderung (also einer „Instanz“ des Genehmigungsworkflow) führt über den Kanal-Chat des Teams, für das die Vorlage erstellt wurde.

Anschließend lässt sich über eine Leiste im oberen Bereich auswählen, ob man eine „Neue Anforderung“ (also quasi einen Ad-Hoc-Workflow) oder eben eine neue Genehmigungsanforderung über eine der zuvor angelegten Vorlage erstellen möchte.

Nach Auswahl der Vorlage wird dem Benutzer das vordefinierte Formular angezeigt.

Anschließend wird die neue Instanz des Workflows gestartet und kann durch die Freigeber bearbeitet werden.

Weitere Informationen

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