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Webinare in Microsoft Teams nutzen – Teil 2

Wie sieht der Anmeldeprozess für Teilnehmer aus, wie erhalte ich eine Teilnehmerliste aller angemeldeten Teilnehmer und kann ich ein Webinar auch aus der Weboberfläche von Microsoft Teams erstellen? Diese und weitere Antworten in Teil 2 meiner Artikelserie.

Wie sieht der Anmeldeprozess für Teilnehmer aus, wie erhalte ich eine Teilnehmerliste aller angemeldeten Teilnehmer und kann ich ein Webinar auch aus der Weboberfläche von Microsoft Teams erstellen? Diese und weitere Antworten in Teil 2 meiner Artikelserie.

Nachdem ich in Webinare in Microsoft Teams nutzen – Teil 1 auf die Erstellung von Webinaren aus der (Windows-)Desktopanwendung eingegangen war, hier weitere Erfahrungen rund um Webinare in Microsoft Teams und die Registrierung der Teilnehmer.

Webinar aufsetzen im Web – Microsoft Teams

Ich konnte bei meinen Tests auch über die Weboberfläche von Microsoft Teams als Organisator neue Webinare aufsetzen. Keine genaue Antwort habe ich aber, warum dies manchmal (analog zum Desktop Client) über einen separaten Menüeintrag im Kalender gelang – und in anderen Tenants nur über das Erstellen einer „normalen“ Besprechung und dabei Abändern von „Benötigen Registrierung“ von „Keine“ auf z.B. den Wert „Für Personen in ihrer Organisation und Gäste“.

Tenant 1: Neues Webinar anlegen über die Weboberfläche von Microsoft Teams
Tenant 2: Kein separater Navigationspfeil in der Weboberfläche bei „Neue Besprechung“…
… aber dennoch Webinar-Optionen durch Umstellung von „Benötigen Registrierung“ beim Anlegen einer neuen Besprechung

Als Teilnehmer am Webinar anmelden

Ein potentieller Teilnehmer sieht nach Aufruf der URL der Registrierungsseite folgendes

Im konkreten Fall hatte ich bei „Benötigen Registrierung“ den Wert „Für Personen in ihrer Organisation und Gäste“ angegeben und der Teilnehmer war beim Aufruf der Registrierungsseite bereits mit seinem Microsoft 365-Konto angemeldet – daher waren die Felder Vorname, Nachname und E-Mail bereits vorausgefüllt und ließen sich nicht mehr editieren.

War beim Aufruf der URL der Anmeldeseite kein Konto aus dem passenden Microsoft 365-Tenant aktiv, meldet sich die bekannte Login-Seite (d.h. die Registrierungsseite wird ohne gültige Anmeldung gar nicht angezeigt.

Nach einen Klick auf „Jetzt registrieren“ erscheint eine Rückmeldung, dass die Registrierung erfolgreich war.

E-Mail mit Anmeldebestätigung für Webinar

Der Benutzer, der sich gerade angemeldet hat, erhält eine E-Mail-Benachrichtigung über die erfolgte Registrierung. Dabei handelt es sich jedoch tatsächlich nur um eine E-Mail-Nachricht (also keine „Besprechungseinladung“, die automatisch unmittelbar im Kalender landet – so zumindest in meinem Outlook Web Client).

Statt dessen hängt der E-Mail eine Termineinladung (.ics-Datei) für den eigenen Kalender an:

Schade finde ich, dass der Absender der E-Mail-Benachrichtigung (und auch der Besprechungseinladung) nicht etwa der Organisator ist, sondern ein allgemeines Microsoft Teams-Konto. Ich vermute ein Datenschutz-Thema als Grund?!?

Die URL, die sich hinter dem Button „An der Veranstaltung teilnehmen“ verbirgt, ist übrigens identisch zu der URL aus der Besprechungseinladung aus Microsoft Teams für die Referenten – nur wird am Ende noch ein individueller Zusatz pro Teilnehmer angehängt, um die spätere Nachverfolgung (Wer hat teilgenommen?) zu ermöglichen.

Unterhalb des Buttons befindet sich übrigens ein weiterer Link „Registrierung abbrechen“ – wie das bei Tests so ist, war beim ersten Klick folgendes Resultat

OK, dann eben nochmal mit einem neuen, in der Zukunft liegenden Webinar-Termin…

Und ja, es gibt wieder eine E-Mail-Benachrichtigung für den (ehemaligen…) Teilnehmer

Nachträgliche Veränderung des Registrierungsformulars

Wenn übrigens der Organisator das Anmeldeformular für die Teilnehmer nachträglich (d.h. nachdem sich Teilnehmer registriert haben) verändert. z.B. die Uhrzeit verschiebt, erscheint folgende Meldung

Achtung: Die Termineinladung für die Referenten hat sich dadurch nicht automatisch mit-aktualisiert, die muss separat manuell aktualisiert werden!

Und der Teilnehmer erhält eine weitere E-Mail-Benachrichtigung

Liste angemeldeter Teilnehmer für das Webinar herunterladen

Öffne ich als Organisator den Termin des Webinars über die Kalenderansicht, kann ich durch einen Klick auf „Registrierung“ (finde ich auch nicht gerade optimal übersetzt…) eine Liste der Teilnehmer herunterladen, die sich über das Anmeldeformular registriert haben.

Achtung: Es dauert nach dem Klick einige Zeit, bis die Datei tatsächlich heruntergeladen wird. Ungeduldige Zeitgenossen wie ich klicken in der Zwischenzeit noch ein paar Mal drauf und erhalten gleiche mehrere Kopien der Liste…

Bei Teilnehmern, die ihre Registrierung abgebrochen haben (siehe oben), sieht das Ergebnis in der Teilnehmerliste so aus („Status: Abgebrochen“):

Rückblick und weiterer Ausblick

Dieser Beitrag ist deutlich länger geworden als ursprünglich geplant – weil ich über diverse Sonderfälle gestolpert bin (wie z.B. das Abbrechen der Registrierung nach dem Termin des Webinars).

Daher wird es demnächst noch einen dritten Teil der Artikelserie zu Webinaren in Microsoft Teams geben.

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