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Meinung

Webinare in Microsoft Teams nutzen – Teil 1

Ich habe die neue Funktion zum Organisieren von Webinaren in Microsoft Teams ausprobiert – und bin enttäuscht. Noch ist der Prozess für mich nicht „rund“. Wie man ein Webinar plant und einige Beispiele für Stolpersteine und Fragezeichen in Teil 1 meines Erfahrungsberichts.

Ich habe die neue Funktion zum Organisieren von Webinaren in Microsoft Teams ausprobiert – und bin enttäuscht. Noch ist der Prozess für mich nicht „rund“. Wie man ein Webinar plant und einige Beispiele für Stolpersteine und Fragezeichen in Teil 1 meines Erfahrungsberichts.

Microsoft Teams definiert ein Webinar (in Abgrenzung zu einer „normalen“ Besprechung mit Teams) wie folgt

Ordinary meetings generally include a lot of back-and-forth among the participants: discussions, sharing, assigning and accepting tasks, making plans, maybe coming to a consensus.

Webinars, on the other hand, are more controlled, and the participants have clear roles: One or several experts (the presenters) share their ideas or provide training to an audience (the attendees).

Ausführlichere Dokumentation von Microsoft selbst zu den Webinaren in Microsoft Teams z.B. hier:

Anlegen eines Webinars mit Microsoft Teams

Aus der Kalenderansicht von Microsoft Teams heraus, durch Klick auf das Dreieck-Icon hinter „Neue Besprechung“.

(Einen Weg zum Anlegen von Webinaren über das Outlook-Plugin von Microsoft Teams habe ich bisher nicht gefunden.)

Es erscheint ein Formular ähnlich dem beim Anlegen einer neuen Besprechung – mit einigen zusätzlichen Optionen.

  • Oberhalb des Eingabefelds für den Titel gibt es einen Hinweis auf ein separates Registrierungsformular für die Teilnehmer
  • Noch weiter oberhalb gibt es eine Option „Benötigen Registrierung“ (etwas krumm übersetzt) – es geht darum, wer sich für das Webinar anmelden darf (wer also überhaupt das Registrierungsformular ansehen darf). Default-Wert ist „Für Personen in meiner Organisation“. Wenn man diesen Wert auf „Keine“ umstellt, organisiert man offenbar wieder eine „völlig normale“ Teams-Besprechung, so wie wenn man zuvor aus der Kalenderansicht „Besprechung planen“ ausgewählt hätte. Wenn der Wert „Für alle“ (wie im Screenshot dargestellt) ausgegraut ist, hilft nur eine Diskussion mit dem IT-Admin bezüglich der Webinar-Einstellungen von Microsoft Teams.

Ein Klick auf „Registrierungsformular anzeigen“ im gelblich hervorgehebenen Kasten öffnet dann das Registrierungsformular für die Teilnehmer. Hier lassen sich Titel und Uhrzeit (!) separat von der Besprechungseinladung in Teams angeben, so dass die Teams-Einladung für die Referenten (vorheriger Schritt) beispielweise einen Startzeitpunkt 15min vor dem „öffentlichen“ Start des Webinars anzeigen kann (Warum aber die Uhrzeit aus der Teams-Ansicht als Vorschlagswert übernommen wird, der Besprechungstitel aber nicht, erschließt sich mir nicht). Außerdem lassen sich z.B. eine Headergrafik hochladen, Kurz-Biographien der Referenten eingeben und weitere Eingabefelder hinzufügen.

Weitere Fragezeichen

Bis hierhin lief es ja noch so einigermaßen rund noch relativ rund. Mehr Kopfkratzen bekam ich jedoch, als ich oben auf „Registrierungslink kopieren“ klickte und den Link in einen Browser kopierte.

Es öffnet sich nämlich keineswegs (was ich erwartet hätte) die Registrierungsseite im „Endanwendermodus“, sondern eine bearbeitbare Version, also quasi die gleiche Ansicht wie zuvor in Microsoft Teams. Offenbar passiert das erst dann, wenn die Besprechung zuvor einmal angelegt / gespeichert wurde – und sieht dann so aus:

In der Kalenderansicht von Microsoft Teams erscheint das Webinar wie jeder andere Termin auch. Achtung: Der hier zum Kopieren angebotene Link ist der (nur für die Referenten gedachte) direkte Einwahllink in die Besprechung – nicht etwa der Registrierungslink für Teilnehmer.

Auch ein Blick in die Besprechungsoptionen macht deutlich, dass es sich bei einem Webinar grundsätzlich um eine völlig gewöhnliche Besprechung handelt. Insbesondere finde ich bei mir noch keinen Hinweis auf die angekündigte Funktion, einfachen Teilnehmern das Aktivieren ihrer eigenen Kamera zu verbieten.

Ausblick Teil 2

Im Folgebeitrag Webinare in Microsoft Teams – Teil 2 gehe ich auf die Registrierung aus Sicht eines Teilnehmers ein sowie auf die Möglichkeiten für den Organisator, einen Blick auf die bisherigen Registrierungen zu werfen.

Und da Teil 2 deutlich länger geworden ist als geplant, wird es voraussichtlich auch noch einen Teil 3 geben…

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