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Mit Tags Erwähnungen in Teams-Kanälen vereinfachen

Mit Tags lassen sich Mitglieder eines Teams kategorisieren und anschließend in Erwähnungen verwenden, um nur mir den Personen zu kommunizieren, denen das entsprechende Tag zugewiesen wurde. Das ist in vielen Szenarien eine gute Alternative zum Anlegen separater Kanäle für jede Kategorie von Mitgliedern.

Mit Tags lassen sich Mitglieder eines Teams kategorisieren und anschließend in Erwähnungen verwenden, um nur mir den Personen zu kommunizieren, denen das entsprechende Tag zugewiesen wurde. Das ist in vielen Szenarien eine gute Alternative zum Anlegen separater Kanäle für jede Kategorie von Mitgliedern.

Mit Hilfe von Erwähnungen (@-Mentions) lassen sich in Beiträgen (Unterhaltungen, Chats) Personen ansprechen. Zusätzlich zur Indikation der ungelesenen Nachricht (Fettschrift) erhalten diese Personen (sofern sie es nicht für sich selbst deaktiviert haben) nochmals eine spezielle Benachrichtigung im Bereich Aktivitäten, dass Sie angesprochen wurden und z.B. von Ihnen eine Reaktion erwartet wird.

Ein typisches Szenario ist ein Team einer Abteilung im Unternehmen, in der verschiedene Rollen (z.B. Account Manager und Inside Sales) zusammenarbeiten. Bei einigen Beiträgen möchte von eine der beiden Gruppen gezielt ansprechen (erwähnen). Bei kleinen Teams kann man einfach jeden betroffenen Mitarbeiter einzeln nach Eingage des @-Zeichens der Nachricht hinzufügen. Bei großen Teams wird das aber schnell mühsam und es besteht das Risiko, unbeabsichtigt einen Empfänger zu vergessen.

Als Alternative legen viele Anwender innerhalb des Teams separate Kanäle („Account Manager“ und „Inside Sales“) an, und veröffentlichen Beiträge dann bei Bedarf im jeweiligen Kanal. Dass die Mitarbeiter der jeweils anderen Kategorie dann diesen Beitrag dennoch sehen können, stellt i.d.R. gar kein Problem dar (private Kanäle mag ich wegen ihrer Einschränkungen nicht und ignoriere sie daher). Aber es ergeben sich dann in der Praxis Herausforderungen, in welchem Kanal man z.B. Kategorie-übergreifenden Dateien ablegt.

Tags in Microsoft Teams

Hier kommen Tags (exakter: benutzerdefinierte Tags) in Microsoft Teams ins Spiel. Mit Tags lassen sich Mitglieder des Teams einer oder mehrerer Kategorien zuordnen, beispielsweise anhand von Rolle, Standort oder Fertigkeit.

Um ein solches „Tag“ anzulegen, genügt ein Klick auf das …-Icon hinter dem Teamnamen (nicht des Kanalnamens!) und die Auswahl von „Tags verwalten“.

Dort lassen sich neue Tags erstellen und Teammitgliedern den Tags zuweisen. Ein Teammitglied kann dabei mehreren Tags zugeordnet sein.

Anschließend können alle Teammitglieder diesen Kategorienamen („Tag“) in Erwähnungen nutzen, wie gewohnt durch Voranstellen des @-Zeichens.

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