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Dauer Gültigkeit von Einladungslinks zu Besprechungen in Microsoft Teams

Einladungslinks aus Microsoft Teams bleiben gültig – auch Tage nach dem Ende der Besprechung kann der Link verwendet werden, um (erneut) ein Meeting zu starten. Wie lange genau die Links gültig bleiben und was damit zu tun hat, wie ich am Ende einer Besprechung „auflege“, erläutere ich in meinem Blogbeitrag.

Einladungslinks aus Microsoft Teams bleiben gültig – auch Tage nach dem Ende der Besprechung kann der Link verwendet werden, um (erneut) ein Meeting zu starten. Wie lange genau die Links gültig bleiben und was es damit zu tun hat, wie ich am Ende einer Besprechung „auflege“, erläutere ich in meinem Blogbeitrag.

Immer wieder fragen mich Anwender von Microsoft Teams, ob / wie lange sie denn den Einladungslink zu einer Besprechung wieder verwenden können. Der Hintergrund der Frage kann jedoch sehr unterschiedlich sein

  • „Können wir für unser Folgemeeting nächste Woche einfach wieder den gleichen Link verwenden wie diese Woche?“
  • „Können die anderen Teilnehmer am Meeting hinter meinem Rücken sich einfach dort wieder treffen, auch wenn das Meeting zu Ende ist, ohne dass ich es mitbekomme?“

Ablauf von Einladungslinks

Microsoft dokumentiert die Gültigkeit von Links im Support-Artikel Limits and specifications for Microsoft Teams. Kurz zusammengefasst:

  • Einladungslinks für geplante Besprechungen bleiben 60 Tage lang gültig – egal ob Einzeltermin oder Serientermin
  • Diese Frist wird jedoch zurückgesetzt (startet also neu bei „Null“), wenn die Besprechung gestartet bzw. aktualisiert wird
  • Ausnahme sind Meetings, die über die „Jetzt besprechen“ („Meet Now“)-Funktion gestartet wurden – dort beträgt die Gültigkeit 8h, die sich auch nicht erneut zurücksetzt.

Each time you start or update a meeting, expiration extends by this much time

Besprechungsoptionen

Um zu verhindern, dass Teilnehmer eine von mir aufgesetzte Besprechung im Nachhinein erneut starten, bietet sich der Wartebereich (Lobby) an – wenn ich als Organisator in den Besprechungsoptionen angebe, dass „nur ich“ den Wartebereich umgehen darf, haben andere Teilnehmer keine Möglichkeit, ein beendetes Meeting ohne mich erneut zu starten.

Auflegen? Besprechung verlassen? Oder beenden?

An dieser Stelle sei zur Sicherheit nochmal an den Unterschied zwischen „Verlassen“ und „Beenden“ einer Besprechung erinnert.

  • Die meisten Anwender klicken „auf den roten Button da“. Dann verlassen sie zwar die Besprechung, aber die Besprechung wird nicht beendet – sondern die anderen Teilnehmer bleiben in der laufenden Sitzung.
  • Um eine laufende Besprechung wirklich zu beenden (und alle anderen Teilnehmer dadurch aus der Besprechung zu entfernen), muss der Anwender auf das Pfeilsymbol hinter „Verlassen“ klicken und explizit „Besprechung beenden“ auswählen.

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