Mit der neuen App „Genehmigungen“ (Approvals) möchte Microsoft kleinere „ad-hoc“-Freigabeprozesse innerhalb von Microsoft Teams ermöglichen. Ich mag die Transparenz und Struktur, die diese neue Funktion bringt – sehe aber Herausforderungen, dies in etablierte Prozesse im Unternehmen zu integrieren.
Genehmigungen in Microsoft Teams sollen es jedem Endanwender ermöglichen, auf einfache Weise Genehmigungsanfragen zu erstellen, verwalten und teilen. Die App befindet sich aktuell im Roll-Out, sollte aber inzwischen in den allermeisten Kundenumgebungen zur Verfügung stehen.
In gewisser Weise tritt die App damit in Konkurrenz zu den den Möglichkeiten, die Microsoft Flow Power Automate oder auch Nintex Workflow bietet – und zwar in den Händen der Endanwender.
Approval App hinzufügen
Ich musste die App zunächst manuell installieren, indem ich die App manuell hinzugefügt habe.
Die App lässt sich in die eigene App-Liste hinzufügen oder auch einem Team bzw. einem Chat hinzufügen.
Genehmigungsaufgabe erzeugen
Eine neue Genehmigungsaufgabe lässt sich danach entweder aus der App heraus oder direkt aus einem Chat bzw. einer Kanalunterhaltung erstellen: Einfach einen Namen für die Anfrage, die Freigeber (also Person, der genehmigen soll), weitere Erläuterungen als Freitext eingeben sowie ggf. noch eine Datei als Anhang hinzufügen. Auch die Auswahl der möglichen Antworten auf die Genehmigungsaufgabe lassen sich anpassen (meiner Meinung nach unpassend „Custom Responses“ als „Kundenantworten“ in Deutsche übersetzt).
Kurze Videos zur Verdeutlichung finden sich unter What is Approvals direkt bei Microsoft.
Genehmigungsaufgabe freigeben oder ablehnen
Die als „genehmigende Personen“ eingetragenen Freigeber werden über die ihnen zugewiesene Aufgabe benachrichtigt. Das funktioniert nach meiner Erfahrung allerdings nur dann, wenn diese Personen zuvor die Genehmigungen-App in Teams installiert haben.
Die Freigeber können dann die eingegebenen Informationen und Anhänge prüfen. Falls die Genehmigung über einen Chat bzw. eine Kanalunterhaltung erstellt wurde, wird eine entsprechende Karte zur schnellen Bearbeitung eingeblendet.
Genehmigungen verwalten und nachverfolgen
Die eigenen Genehmigungsaufgaben lassen sich zentral in der Genehmigungen-App verwalten.
Alle Genehmigungen zusammenführen
Da die Genehmigungen auf der Microsoft Power Platform aufsetzen, lassen sich alle Genehmigungsaufgaben (also z.B. auch aus Dynamics) mit Hilfe des Power Automate Design Studio an einer Stelle zusammenführen.
Weitere Informationen im Artikel Create and test an approval workflow with Power Automate.
Elektronische Unterschriften
Diese Funktion steht zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Beitrags noch nicht zur Verfügung. Die Idee ist, dass es eine „formellere Bestätigung“ für die Genehmigungsaufgaben geben soll. Hierzu soll eine enge Integration in Drittanbieterlösungen (z.B. Adobe Sign, DocuSign) kommen.
Einen ersten Eindruck liefert die folgende Animation von Microsoft.
