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Umfragen im Microsoft Teams-Besprechungen

Endlich lassen sich Umfragen einigermaßen nahtlos in eine Teams-Besprechung integrieren und die Ergebnisse allen Teilnehmern anzeigen. Ich zeige wie es geht – und welche Details ich noch für nicht ausgereift halte.

Endlich lassen sich Umfragen einigermaßen nahtlos in eine Teams-Besprechung integrieren und die Ergebnisse allen Teilnehmern anzeigen. Ich zeige wie es geht – und welche Details ich noch für nicht ausgereift halte.

Ein häufig geäußerter Wunsch vieler Anwender ist es, Umfragen in eine Onlinebesprechung mit Microsoft Teams einzubetten, um so z.B. Meinungen und Feedback von Teilnehmern „live“ abfragen zu können und so den Grad der Interaktion mit den Teilnehmern zu erhöhen.

Während viele andere Videokonferenzlösungen am Markt es seit langer Zeit erlauben, hierfür Fragen „direkt in das laufende Besprechungsbild“ einzublenden, musste man in Microsoft Teams bisher mit halbgaren Lösungen leben

  • Man konnte eine Umfrage mit Microsoft Forms erstellen und den Teilnahmelink über den Chat an die Teilnehmer verteilen (und/oder den Link, z.B. auch als QR-Code, in die Bildschirmübertragung einbeziehen).
  • Ein anderer beliebter Workaround war es, die Frage als einfache Nachricht in den Chat an die Teilnehmer zu posten und die verschiedenen Feedbackmöglichkeiten (Daumen hoch, Herz, …) als Antwortoptionen zu missbrauchen

So oder so musste aber der Teilnehmer „selbst aktiv“ werden, um an der Umfrage teilnehmen zu können.

Umfragen mit Microsoft Form in Teams-Besprechungen

Microsoft liefert seit kurzem eine engere Verzahnung von Microsoft Forms mit Besprechungen in Microsoft Teams. [UPDATE 23.11.2020] Funktioniert nach übereinstimmenden Erfahrungsberichten im Internet nur mit derzeit nur mit „normalen“ Besprechungen, aber nicht mit Kanalbesprechungen. [/UPDATE] Hier eine kurze Anleitung

  • Über den Kalender in Teams eine bestehende Besprechung bearbeiten
  • Über das „+“-Icon Microsoft Forms der Besprechung hinzufügen

Ab sofort steht Euch in dieser Besprechung ein neuer Karteireiter zur Verfügung.

Auch während der Besprechung findet ihr ein zusätzliches Forms-Icon in der Menüleiste von Microsoft Teams für die Umfraggen.

Hinzufügen von Fragen

An beiden Stellen, also in den Besprechungsoptionen (vor Besprechung) sowie über das Forms-Icon (während der Besprechung), lassen sich nun „Umfragen“ erstellen, die jeweils aus genau einer Fragen bestehen.

Ein kurzer Hinweis auf die beiden Checkboxen – „Ergebnisse nach der Abstimmung automatisch freigeben“ bzw. „Antworten anonym halten“. Soweit ich das nachvollziehen konnte, die die einzelnen Antworten in jedem Fall für die Teilnehmer der Besprechung anonym, jedoch kann der Ersteller der Umfrage später die Ergebnisse herunterladen und dort ggf. die Namen der Teilnehmenden mit ihrer jeweiligen Antwort sehen (dazu später mehr).

Die Frage(n) werden zunächst mit dem Status „Entwurf“ erstellt.

Einblenden der Fragen für Teilnehmer

Ein Klick auf „Starten“ gibt die Frage dann für die Teilnehmer frei. Teilnehmer mit der Microsoft Teams-App bekommen die Frage dann unmittelbar in das Besprechungsfenster eingeblendet.

In der Teams-App auf meinem iPhone sowie bei Teilnahme an der Besprechung über einen Webbrowser bekam ich die Umfragen jedoch nicht eingeblendet, sondern musste nach wie vor dem Umweg über den Besprechungschat gehen – sehr schade. Gerade für „Webinar“-artige Veranstaltungen mit vielen externen Teilnehmern (die sich häufig über Webbrowser einloggen) empfinde ich das als deutliche Einschränkung.

Nach dem Absenden der Antwort bekommt der Teilnehmer (wenn die Option entsprechend aktiviert wurde) eine Live-Ansicht der Ergebnisse angezeigt. Ohne Namenszuordnung der anderen abgegebenen Stimmen, selbst wenn bei Erstellung der Frage der Haken „Umfragen anonym setzen“ nicht angehakt worden war. Ebenso erscheinen die Live-Ergebnisse im Teilnehmerchat.

Über den Umfragen-Bereich am rechten Bildrand lässt sich die Umfrage schließen (es werden dann keine Antworten mehr angenommen/gezählt)

Kopfzerbrechen hat mir zunächst der Punkt „Ergebnisse exportieren“ beschert – bei Klick darauf passiert scheinbar nichts. Erst durch Zufall bin ich darauf gestoßen, dass eine Excel-Datei in den lokalen „Download“-Ordner heruntergeladen wird, der alle abgegebenen Stimmen enthält. Da hätte ich mir einen deutlicheren Hinweis erwartet.

Und sonst so in Microsoft Forms?

Neugierig wie ich bin habe ich auch mal in Microsoft Forms nachgeschaut – die Umfrage wird auch dort angezeigt und als sogenannte „Teams-Schnellabstimmung“ gekennzeichnet. Eine Bearbeitung in Forms ist nicht möglich.

Der Versuch, die Ergebnisse abzurufen, führte bei mir in ca. 50% meiner Versuche zu einer Fehlermeldung, manchmal funktionierte aber dann beim zweiten Versuch.

Der Download über Excel („In Excel öffnen“) hat bei mir dagegen zuverlässig funktioniert und liefert die gleiche Excel-Datei, die ich auch bereits über Teams herunterladen konnte.

Meine Wunschliste für Umfragen in Teams

  • Als Frage sind aktuell nur Multiple-Choice-Fragen als Checkliste (mehrere Antworten pro Teilnehmer zulässig) bzw. Radio-Button (eine Antwort pro Teilnehmer) möglich. Ich wünsche mir weitere Fragentypen.
  • Eine Umfrage bestehend aus mehreren Fragen, die dem Teilnehmer jeweils nach Beantwortung der vorherigen Frage angezeigt werden
  • Direkte Teilnahmemöglichkeit für Teilnehmer im Webbrowser und in der App
  • Stabilisierung der Integration in Microsoft Forms-Oberfläche

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