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Aktivierung des Mikrofons verhindern für Teilnehmer einer Teams-Besprechung

Nicht nur im Education-Umfeld kann es nützlich sein, die selbständige Aktivierung des eigenen Mikrofons durch Teilnehmer während einer Online-Besprechung in Microsoft Teams zu verhindern. Ich habe zwei Versuche gebraucht, um die Nutzung der Funktion zu verstehen.

Nicht nur im Education-Umfeld kann es nützlich sein, die selbständige Aktivierung des eigenen Mikrofons durch Teilnehmer während einer Online-Besprechung in Microsoft Teams zu verhindern. Ich habe zwei Versuche gebraucht, um die Nutzung der Funktion zu verstehen.

Schon länger gibt es in der Teilnehmeransicht in Microsoft Teams den Button „Alle stummschalten“. Bisher konnten die Teilnehmer ihr eigenes Mikrofon aber anschließend wieder selbst aktivieren. In verschiedenen Situationen, z.B. bei Veranstaltungen mit „Webinar-Charakter“ möchte man aber diese Möglichkeit für ungewollte Störungen ausschließen („Hard Mute“).

Was übrigens auch weiterhin nicht geht (wie ich finde aus gutem Grund, um unbemerktes Mithören zu verhindern): Als Referent das abgeschaltete Mikrofon eines anderen Teilnehmers aus der Ferne aktivieren.

1. Versuch der Stummschaltung – scheitert

Die Funktion ist scheinbar einfach zu durchschauen: Durch einen Klick auf das „…“-Symbol hinter der Überschrift „Teilnehmer“ lässt sich auswählen, ob Teilnehmern das Aufheben der Stummschaltung ermöglicht werden soll.

Teilnehmern das Aufheben der Stummschaltung gestatten
Teilnehmern das Aufheben der Stummschaltung nicht gestatten

Das Ändern der Einstellung muss nochmals in einem separaten Dialogfenster bestätigt werden – wobei ich die Übersetzung/Beschriftung der Buttons („Nicht zulassen“) eher als unglücklich empfinde. Ich fände eine Beschriftung „ohne Verneinung“ (also z.B. „OK“ oder „Verstanden“) intuitiver.

Doch was ist passiert? Bei meinem Versuch das Aufheben der Stummschaltung zu verhindern konnten die Teilnehmer auch weiterhin ihr eigenes Mikrofon aktivieren. Warum war mir nicht auf Anhieb klar…

Was ist ein „Teilnehmer“ in einer Teams-Besprechung?

Des Rätsels Lösung liegt in der Definition, was denn genau ein „Teilnehmer“ ist. Es sei daran erinnert, dass es verschiedene Rollen in einer Online-Besprechung mit Microsoft Teams gibt: Organisator, Moderator (Referent) und Teilnehmer. Und alle „Teilnehmer“ in meinem Versuch hatten mindestens den Status „Referent“ – Referenten können aber ihr eigenes Mikrofon auch weiterhin selbst aktivieren, wenn die Option „Teilnehmern das Aufheben der Stummschaltung nicht gestatten“ aktiviert ist.

Die fehlende Möglichkeit der Teilnehmer, ihr eigenes Mikrofon zu aktivieren, wird auch optisch durch ein spezielles Mikrofon-Symbol hinter den Teilnehmernamen visualisiert.

Besprechungsoptionen

Ein anderer Weg, um den Teilnehmern von vorneherein das Aufheben der Stummschaltung nicht zu gestatten, führt über die Besprechungsoptionen.

In diesem Fall lässt sich während des laufenden Meetings aber analog zu oben die Sperre wieder aufheben, d.h. es handelt sich nur um die „Default-Einstellung“, mit der zum Start des Meetings begonnen wird.

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