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Besprechung mit anonymen Teilnehmern über Microsoft Teams organisieren

Für Onlinebesprechungen (insbesondere mit vielen Gästen außerhalb der eigenen Organisation) möchte man einerseits schnell einen Teilnahmelink erzeugen, und andererseits sicherstellen, dass die Teilnehmer möglichst einfach und unkompliziert an der Besprechung teilnehmen können. Beides ist in Microsoft Teams möglich, wenn auch nicht ganz offensichtlich.

Für Onlinebesprechungen (insbesondere mit vielen Gästen außerhalb der eigenen Organisation) möchte man einerseits schnell einen Teilnahmelink erzeugen, und andererseits sicherstellen, dass die Teilnehmer möglichst einfach und unkompliziert an der Besprechung teilnehmen können. Beides ist in Microsoft Teams möglich, wenn auch nicht ganz offensichtlich.

Ein wesentlicher Teil der Popularität von Webinar- bzw. Videokonferenz-Lösungen wie GoToWebinar oder Zoom geht darauf zurück, dass auch nicht-technikaffine Teilnehmer vergleichsweise einfach an einem solchen Termin teilnehmen können. Die Einwahl funktioniert unabhängig von Endgerät, Betriebssystem oder Firewall zuverlässig durch Klick auf einen Link – und ist i.d.R. möglich, ohne dass die Teilnehmer sich ein Benutzerkonto anlegen müssen oder einen Download tätigen müssen.

Microsoft Teams dagegen hat seine Wurzeln in der interaktiven Zusammenarbeit von namentlich bekannten Kollegen, die sich gegenseitig ein Stück weit „vertrauen“. Nur so lässt sich z.B. erklären, warum beim Teilen einer PowerPoint-Präsentation jeder Teilnehmer die Steuerung übernehmen darf, ohne dass der bisherige Referent dies bestätigen müsste.

Microsoft Teams bietet zwar die Möglichkeit, sogenannte Live-Events (quasi als Erbe von Skype Meeting Broadcast) durchzuführen – auf die möchte ich in diesem Beitrag aber nicht eingehen. Statt dessen möchte ich zeigen, wie ein Organisator die einfache Teilnahme von Gästen (gerade auch solchen, die bisher noch nie mit Microsoft Teams in Berührung waren) an „normalen“ Online-Besprechungen vereinfachen kann.

Versenden eines Links zur Meeting-Einwahl

Teilnahmelinks in Microsoft Teams sind nicht personalisiert, d.h. der Organisator einer Besprechung kann einen Link an beliebig viele Teilnehmer versenden oder prinzipiell sogar (z.B. auf einer Webseite) veröffentlichen. Aber wie kommt er an den entsprechenden Link?

  • Möglichkeit 1: Erstellung der Besprechung im Kalender, Kopieren des Links aus der Verknüpfung „An Microsoft Teams-Besprechung teilnehmen“ (z.B. durch Rechtsklick –> Hyperlink kopieren)link kopierne
  • Möglichkeit 2: Während eines laufenden Meetings (ich kann ja auch einem Meeting beitreten, das erst in ein paar Wochen beginnt…) durch einen Klick auf das Icon rechts neben der Eingabeleiste für weitere Kontakte im Teilnehmerbereich
    link kopieren2
    ACHTUNG: Durch diesen Klick landet nicht etwa die URL in der Zwischenablage, sondern der „Rich-Text“ mit den Einwahldaten – das erschwert das Einfügen in Plain Text-Umgebungen…
    link kopieren3

 

Teilnahme an Onlinebesprechung über den Link

Jeder Teilnehmer, der einen solchen Link erhalten hat, kann über den Webbrowser (d.h. ohne Teams-Client oder Teams-App) an der Besprechung teilnehmen – und benötigt hierfür kein Microsoft-Konto.

teilnahme1teilnahme2

teilnahme3

Anschließend landet der Teilnehmer – je nach Konfiguration von Microsoft Teams – im Wartebereich (Lobby) und muss durch einen anderen Teilnehmer zugelassen werden.

In meinen Tests mit Microsoft Edge (auf Chromium-Basis) hat die Teilnahme problemlos funktioniert und auch der Zugriff auf Kamera und Mikrofon. Allerdings wurde das Weichzeichnen des Hintergrunds bzw. das Setzen eines benutzerdefinierten Hintergrundbilds über den Webbrowser nicht angeboten.

Leider habe ich keine Dokumentation von Microsoft gefunden, welche Browser / Betriebssysteme offiziell unterstützt werden – andere Quellen sprechen davon, dass Firefox und Safari nicht unterstützt werden. Ein kurzer Test mit Internet Explorer 11 hat mit Einschränkungen funktioniert:

teilnahme5

[UPDATE] Vielen Dank an die große Microsoft Teams Community, die mich auf den Link Limits and specifications for Microsoft Teams aufmerksam gemacht hat, der die entsprechenden Informationen enthält. [/UPDATE]

 

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