Microsoft Whiteboard als Flipchart-Ersatz in Microsoft Teams-Besprechungen

Das gute alte Flipchart ist eines der häufigsten Argumente, warum persönliche Besprechungen im Konferenzraum produktiver seien als virtuelle Meetings – man kann spontan und gemeinsam kritzeln und Ideen entwickeln. Mit Microsoft Whiteboard ist die digitale Alternative während einer Microsoft Teams-Besprechung nur einen Klick entfernt.

Auf die Möglichkeiten und Verfügbarkeit von Microsoft Whiteboard als App für Windows 10, iPhone (iOS) und Android war ich bereits im Blogbeitrag Digitalisieren von Zeichnungen auf Papier bzw. Flipcharts mit Microsoft Whiteboard eingegangen. Interessant vielleicht noch der Hinweis, dass zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels die mobilen Apps von Microsoft Whiteboard nur das Ansehen von Whiteboards in Echtzeit unterstützen, nicht jedoch das Mitwirken an Whiteboard.

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Integration von Microsoft Whiteboard in Microsoft Teams

Ein neues Whiteboard lässt sich spontan aus einer laufenden Besprechung heraus starten. Hierfür genügt ein Klick auf den „Teilen“-Button und anschließend auf „Microsoft Whiteboard“. Sollte die Option nicht angeboten werden, bietet die Microsoft-Dokumentationsseite Manage the Whiteboard in Microsoft Teams Hilfestellung.

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Mit „Freehand von InVision“ steht eine Alternative eines Drittanbieters bereit, auf die ich hier nicht weiter eingehe.

Es öffnet sich ein leeres Whiteboard innerhalb der Whiteboard-App für Microsoft Teams. Es handelt sich hierbei nicht um das „vollständige“ Microsoft Whiteboard, so dass einige Funktionen von Microsoft Whiteboard nicht zur Verfügung stehen.

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Interaktives Arbeiten mit Microsoft Whiteboard

Daher kann es sinnvoll sein, den Vorschlag von Microsoft am rechten Bildschirmrand anzunehmen (siehe folgender Screenshot), und statt dessen das Whiteboard in der „vollständigen“ App zu öffnen (sofern diese installiert ist) – der Zusammenarbeit in Echtzeit mit den Kollegen in der Besprechung tut dies keinen Abbruch.

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Während innerhalb von Microsoft Teams im wesentlichen nur ein Freihand-Modus zur Verfügung steht (Menüleiste rechts), bietet die Microsoft Whiteboard-App (Menüleiste dort dann am unteren Fensterrand) weitere Funktionen wie

  • Importieren von Grafikdateien (.png, .jpg, .bmp, .jpeg, .gif)
  • Hinzufügen von „Post-it“-Klebezetteln
  • Einfügen von Inhalten aus der Zwischenablage
  • Hinzufügen einer Textbox
  • Hinzufügen eines Bilds über die Fotosuche von Microsoft Bing
  • Zugriff auf die Kamera des Geräts, um ein Foto zu erstellen und einzufügen
  • einen „Undo“ und einen „Redo“-Button für Rückgängig bzw. Wiederholen der letzten Schritte

Neue oder geänderte Objekte eines Teilnehmers werden mit geringer Verzögerung allen anderen Teilnehmern in ihrem Whiteboard angezeigt – praktischerweise auch mit dem Hinweis, wer das entsprechende Objekt bearbeitet hat (im folgenden Screenshot der kleine blaue Kreis („MB“) am Rande der Textbox.

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Gespeichertes Whiteboard öffnen

Kehre ich (nach der Beendigung der Besprechung bzw. dem Schließen von Microsoft Whiteboard) später wieder in die gleiche Teams-Besprechung zurück und öffne Microsoft Whiteboard, wird automatisch das gespeicherte Whiteboard geladen und man kann weiterarbeiten, wo man zuletzt aufgehört hatte. Alternativ steht das gespeicherte Whiteboard auch für die Microsoft Whiteboard-App zur Verfügung.

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Etwas versteckt ist die Möglichkeit, über die Oberfläche von Microsoft Teams auf das gespeicherte Whiteboard zuzugreifen: Der Weg führt über

  1. „Besprechungen“ in der linken Navigationsleiste
  2. die Auswahl der gesuchten Besprechung
  3. einen Klick auf den Reiter „Whiteboard“ (siehe von mir eingefügter roter Pfeil).

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