Microsoft Teams: Datei als Anhang zu einer Aufgabe in Planner hinzufügen

Eine Datei als Anhang zu einer Aufgabe hinzufügen – klingt einfach. Warum es im Zusammenspiel von Microsoft Teams und Microsoft Planner doch nicht so einfach ist, eine Datei als Attachment anzuhängen (und wie es vielleicht doch funktioniert), zeige ich am praktischen Beispiel.

Nutzer von Microsoft Teams kennen die Aufgabenverwaltung – genauer gesagt die App Microsoft Planner für Teams, die sich als Registerkarte (Tab) in einen Kanal innerhalb eines Teams hinzufügen lässt. Viele Nutzer realisieren nicht, dass ihre Aufgaben nicht von Microsoft Teams selbst verwaltet werden – ein Detail, das später noch eine Rolle spielen wird.

Datei als Anlage (Anhang) einer Aufgabe hinzufügen

Eine typische Anforderung ist es, eine lokal gespeicherte Datei als Anlage (Attachment) zu einer Aufgabe hinzuzufügen. Der Dialog in Microsoft Teams ermöglicht aber kein Hochladen der Datei, sondern nur die Optionen „Link“ und „SharePoint“.

Hier lauert ein nicht zu unterschätzendes Problem für den durchschnittlichen Anwender: Dass unterhalb von Microsoft Teams ein SharePoint werkelt und Dateien, die der Anwender innerhalb der Registerkarte „Dateien“ in Microsoft Teams hochlädt bzw. sieht, in Wahrheit in Microsoft SharePoint gespeichert werden. Um also eine Datei über die Option Anlage hinzufügen –> SharePoint der Aufgabe als Anhang hinzuzufügen, muss die Datei „nur“ vorher über die Registerkarte „Dateien“ hochgeladen werden.

[UPDATE 14.5.2020]

Microsoft hat hier seit einiger Zeit nachgebessert: inzwischen gibt es auch direkt die Option „Datei“ – die Datei landet dann aber unverändert (siehe weiter unten) im Pfad /sites/<Teamsite-Name>/Freigegebene%20Dokumente/. Damit ist die so hochgeladene Datei zwar innerhalb der Aufgabe sichtbar, weiterhin aber nicht in Microsoft Teams unter „Dateien“, was viele Endanwender erwarten würden.

[/UPDATE]

Microsoft Planner vs. Microsoft Planner App for Teams

Auf den ersten Blick unverständlich bleibt, warum es beim Hinzufügen von Anlagen nicht gleich eine Option „Datei“ gibt, um beide Arbeitsschritte zusammenzufassen.  Vor allem, wenn beim Googeln auch Screenshots auftauchen, auf denen es eine solche Option gibt.

Um es kurz zu machen: Dieser Screenshot stammt nicht aus Microsoft Teams, sondern aus der Web-Oberfläche von Microsoft Planner (https://tasks.office.com): Dort ist es möglich, eine Datei in einem Arbeitsschritt hochzuladen und der Aufgabe anzuhängen.

Da ein „Plan“ in Microsoft Planner unabhängig von der Kanal-Struktur in Microsoft Teams ist, werden die so hochgeladenen Dateien gespeichert im Pfad

https://<tenant&gt;.sharepoint.com/sites/<Teamsite-Name>/Freigegebene%20Dokumente/

aber eben nicht im Unterordner eines (Teams-)Kanals. Bei genauerem Nachdenken ist das auch logisch – ein und der gleiche Plan kann ja in mehreren Kanälen verlinkt sein, so dass beim Hochladen über die Web-Oberfläche von Microsoft Planner kein Kontext zur Verfügung steht, zu welchem Kanal eine Datei gehört. Das führt aber unweigerlich dazu, dass die Datei nach dem Upload über die Web-Oberfläche innerhalb von Microsoft Teams in keinem Kanal über die Registerkarte „Dateien“ sichtbar ist.

Alle Datei-Klarheiten beseitigt?

Wirklich verwirrend wird es, wenn man darüber nachdenkt, die Web-Oberfläche von Microsoft Planner nicht über die App für Microsoft Teams, sondern einfach über  die URL als Registerkarte in Teams einzublenden. Über die Oberfläche von Microsoft Teams kann nun direkt eine Datei zu einer Aufgabe hinzugefügt werden. Aber natürlich landet eine so hochgeladene Datei weiterhin nicht im Unterordner des entsprechenden Kanals und bleibt somit für Anwender über die Registerkarte „Dateien“ unsichtbar .

Ich kann jedenfalls verstehen, warum dieses Verhalten aus Sicht eines typischen Endanwenders verwirrend ist. Die aus meiner Sicht eleganteste Lösung wäre es

• Die Microsoft Planner App for Teams sollte die Möglichkeit bieten, eine Datei hochzuladen und im gleichen Arbeitsschritt der Aufgabe hinzuzufügen. (Das ist inzwischen möglich)
• Eine so hochgeladene Datei sollte automatisch im Unterordner des Kanals abgelegt werden, damit sie auch über die Registerkarte „Dateien“ zugänglich ist
• Die Weboberfläche von Microsoft Planner sollte beim Hochladen einer Datei einen Dialog bieten, an welcher Stelle / Ordner innerhalb von SharePoint die hochzuladende Datei gespeichert werden soll

Mal sehen, was Microsoft vorhat – wer hierzu einen Vorschlag hat, darf gerne seine Stimme auf Microsoft Planner Uservoice erheben und dort eine eigene Idee hinterlassen bzw. für eine der vorhandenen Ideen abstimmen.